Expeditie Documenten en documentenarchief

ELEKTRONISCH AANMAKEN, BEWERKEN EN ARCHIVEREN

Papieren documenten zijn verleden tijd. In Scope worden documenten elektronisch gegenereerd en opgeslagen als PDF’s in een elektronisch dossier. Ze kunnen elektronisch uitgewisseld worden met business partners – en zelfs geprint worden indien gewenst. Wanneer je een document meerdere keren aanmaakt, worden oudere versies bewaard zodat wijzigingen altijd opgespoord kunnen worden. Je kan ook extern gegeneerde documenten in elk formaat opslaan in het elektronische dossier. En omgekeerd kan je documenten extern opslaan op een audit-proof manier.

ARCHIVERING IN HET ELEKTRONISCHE DOSSIER

Voor het benodigde bewijs of voor het verklaren van discrepanties: Scope zorgt voor volledig inzicht en transparantie. Door het archiveren in het elektronische dossier kan je documenten terugvinden en ophalen die bewaard moeten worden.

OPSLAG IN EXTERN DOCUMENTENARCHIEF MET AUDIT WAARBORG

Door het gebruik van een XML interface kan je documenten automatisch versturen naar een extern documentenarchief waar ze op een audit-proof manier worden opgeslagen. Aanvullend op de PDF kunnen de bestanden ook metadata bevatten zoals tijdstempels, factuurnummers, zendingnummers, transport- of house documentnummers en douanereferenties.

EXPORT VAN ATLAS EN E-DEC DOCUMENTEN VOOR DOUANE INKLARING

Aanvullend aan zending- en factuurdocumenten kunnen ook alle documenten van de Douane inklaring in ATLAS en e-dec naar een extern documentenarchief worden geëxporteerd.

ARCHIVEER AANVULLENDE DOCUMENTEN IN ELK GEWENST FORMAAT

Behalve documenten voor freight forwarding, finance en Douane kan je ook aanvullende documenten in elk gewenst formaat opslaan in het documentenarchief – bijvoorbeeld scans van inkomende facturen. Hierdoor zijn alle documenten op één plek opgeslagen, ook al gebruikt jouw bedrijf meerdere accounting systemen.

DEFINIEER DOCUMENT KEUZE DOOR CONFIGURATIE

Je kan documenten omschrijven die extern gearchiveerd moeten worden door deze te configureren. Hiermee zorg je ervoor dat documenten met een voorgeschreven bewaartermijn – bijvoorbeeld facturen en douanedocumenten – op een audit-proof manier opgeslagen worden, terwijl aanvullende documenten in het elektronische dossier in Scope blijven staan.

Alle Features
Noch nicht genug?