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Im Seefracht Export-Modul werden alle Vorgänge bearbeitet, die zur Abfertigung und Abrechnung von Export-Sendungen notwendig sind. Intuitive Datenerfassung, übersichtliche Darstellung und intelligente Suchfunktionen gewährleisten eine schnelle Auftragsabwicklung einschließlich Erstellung der nötigen Dokumente.
In Scope hinterlegte Stammdaten vereinfachen die Erstellung von Aufträgen, Plausibilitätschecks minimieren Fehleingaben. Bei wiederkehrenden Sendungsdaten reduzieren Vorlagen den Aufwand für die Sendungserstellung. Diese Funktionalität steht für alle Sendungstypen (LCL, FCL, Co-Load, Stückgut und Sammelverkehr) zur Verfügung. Packstücke und Container werden per Maus mit Drag-and-Drop verwaltet und disponiert. Abhol- und Zustelldokumente werden automatisch erstellt und stehen direkt zur Verfügung.
In Scope kann im Rahmen der Container- und Packstücke-Disposition zu allen Sendungstypen Stückgut kopiert und einer Sendung hinzugefügt werden. Dadurch reduziert sich die Bearbeitungszeit pro Sendung.
Auch wenn noch nicht alle Sendungsdetails bekannt sind, können Buchungen erfasst werden, um entsprechende Transportaufträge zu erstellen (z.B. Schupppenanlieferung oder - abholung). Außerdem können so bereits Buchungsbestätigungen für den Kunden gedruckt und versandt werden. Bestimmte Dakosy-Transaktionen sind ebenfalls schon aus der Buchung möglich. Wenn alle Sendungsdetails bekannt und erfasst sind, lässt sich die Buchung in eine Sendung umwandeln.
Offerten können rein internen Zwecken dienen oder via E-Mail direkt aus Scope an einen Auftraggeber versandt werden. Bei Auftragsvergabe können Offerten automatisch in eine Sendung (Buchung, Haus und Einzelsendung - normal oder FCL) umgewandelt werden. Bei Neuanlage einer Sendung prüft Scope, ob eine passende, gültige Offerte vorhanden ist. Der Anwender hat dann die Möglichkeit, die Buchung oder Sendung auf Basis der Offerte zu erstellen.
Nach Beendigung einer Sendung werden die Sendungsdaten als Pre-Alert an den teilnehmenden Importagenten übermittelt. Im Falle einer Scope-to-Scope Kommunikation stehen die Daten automatisch zur Verfügung, mit Anwendern anderer Systeme werden sie per EDI über eine Schnittstelle ausgetauscht. Kunden- und Handelsdokumente können in die e-Akte hochgeladen und gemeinsam mit B/L, Abrechnung und anderen Dokumenten per E-Mail aus Scope versandt werden.
Das Scope Seefracht Messaging ermöglicht den direkten Datenaustausch mit INTTRA, GT-Nexus und CargoSmart für Buchungen, Events und B/L-Instruktionen. Sobald die entsprechenden Instruktionen und Nachrichten an den Carrier eingefügt sind, kann der B/L-Versand via E-Mail ausgelöst werden.
Über den Dokument-Editor können sendungs- und dokumentenbezogene Daten für B/L-Instruktionen, Haus-B/L und Fiata FCR zur Sendung erstellt werden. Das ist hilfreich z. B. bei der Sendungserfassung auf Grundlage eines Akkreditivs.
Scope bietet eine EDI-Verbindung zu INTTRA, GT Nexus, CargoSmart sowie die Integration von Ocean Insights an. Diese Portale verbinden die Anwender mit den großen Seetransportunternehmen in aller Welt und ermöglichen die sichere Verwaltung und den Austausch von Daten. Dabei werden sämtliche Arbeitsschritte in Scope ausgeführt, ein Systemwechsel ist nicht erforderlich.
Die Segellisten für die Abfahrten aus den Häfen Hamburg, Bremen/Bremerhaven und Wilhelmshaven werden in Scope automatisch übernommen. Alternativ können die Segellisten manuell verwaltet werden.
Für die automatische Berechnung des Profitshare (Gewinnbeteiligung) und der Niederlassungs-Abrechnung (Häuserrechnung) können in Scope Vorlagen angelegt werden, um eine weitere Automatisierung zu erreichen. Durch Anlage einer “Default”-Vorlage kann auch die Neuanlage agentenbezogener Vorlagen automatisiert und in der Folge als Standard genutzt werden. Diese Vorlage kann auch für solche Agenten verwendet werden, für die keine spezifische Vorlage hinterlegt ist.
Nach Hinterlegung der Nettoraten errechnet Scope nach Eingabe der Maße und Gewichte in der Abrechnung oder der Rückstellung die Kosten und Erlöse aus. Dabei sind alle gängigen Berechnungen wie Maße und Gewichte zu OF Rate, Berechnung aus Containeranzahl und -größe möglich.
Das Seefracht-Modul in Scope ermöglicht die direkte Kommunikation mit INTTRA, GT-Nexus und Cargosmart (Reedereien OOCL und COSCO) für B/L-Instruktionen, Buchungen und Events. In die B/L-Instruktionen können ergänzende Nachrichten an den Carrier eingefügt werden. Abschließend kann der B/L-Versand an den Carrier via E-Mail direkt aus Scope ausgelöst werden.
Die E-Mail-Funktion ist in die elektronische Akte von Scope integriert. So haben Anwender die Möglichkeit, Geschäftspartner direkt aus dem Geschäftsvorgang heraus mit den nötigen Dokumenten und Informationen zu versorgen. Das spart Zeit, Kosten und nicht zuletzt Papier.
Der Sendungsmonitor ermöglicht es, den jeweils aktuellen Status aller in Scope erfassten Sendungen zu sehen, ohne jede Sendung einzeln aufzurufen. Angezeigt wird das jeweils letzte Ereignis, sowie der nächste Meilenstein mit Zeitangabe. Eine automatisierte Alarmfunktion zeigt Ausnahmen und Notfälle an. Bei Handlungsbedarf ist es möglich, aus dem Sendungsmonitor direkt in die Sendung zu gehen, um Änderungen zu veranlassen oder auszulösen.
Connect ist die ergänzende Web-Anwendung, die es Spediteuren, Agenten und Kunden ermöglicht, Sendungen zu verfolgen und so den jeweils aktuellen Status zu überprüfen. Alle Prozessteilnehmer erhalten zuverlässig Auskunft über ihre Zuständigkeiten, können Meilensteine erfüllen und Events hinzufügen. Kunden können Buchungen vornehmen, die dann in Scope unmittelbar zur Verfügung stehen.
Zu allen Sendungen können individuelle Transportaufträge für Container und Stückgut gedruckt werden: Abholung, Container-Abholung, Schuppenanlieferung. Außerdem kann zu allen Transportaufträgen ein CMR (Internationaler Frachtbrief im Straßengüterverkehr) erstellt und gedruckt werden.
Die automatische oder manuelle Adressenprüfung zur Absicherung der Einhaltung bestehender Vorschriften ist aus allen Scope Anwendungen heraus möglich. Die konstante Aktualisierung der wichtigsten Sanktionslisten der UN, der EU und der USA gewährleistet höchste Datenzuverlässigkeit. Allein für den Compliance Check bezieht Scope Daten aus 16 Listen.
In Scope können Niederlassungen untereinander abrechnen. Die Ausgangsrechnung einer Niederlassung wird automatisch als Eingangsrechnung der anderen Niederlassung erzeugt. Bei der Erstellung der Ausgangsrechnung kann direkt die dazugehörige Sendung der Gegenstelle gewählt werden.
Wiederkehrende Geschäfte können als Sendungsvorlagen angelegt werden. So kann der Anwender mit einem Klick eine weitere Sendung erstellen. Die Vorlagenfunktion erlaubt auch die Bearbeitung der B/L, so dass Textkonstanten wie Zusatzvereinbarungen und Instruktionen in der Vorlage hinterlegt werden können. Sendungen können einzeln oder gebündelt kopiert werden.
Dokumente werden in Scope elektronisch erzeugt und in der e-Akte als PDF abgelegt. Sie können mit Geschäftspartnern elektronisch ausgetauscht und bei Bedarf ausgedruckt werden. Wird ein Dokument mehrfach angelegt, bleiben ältere Versionen erhalten, so dass Änderungen nachvollziehbar sind. Durch die Dokumenten-Upload-Funktion können auch extern erzeugte Dokumente in beliebigen Formaten hinterlegt werden.
Scope kann über die Statistik einen Report für einen einzelnen Auftrag oder einen definierten Zeitraum erstellen und drucken. Mit dem Qualitätsreport kann einer Airline oder Reederei die pünktliche Anlieferung oder einem Kunden die Einhaltung der vertraglich vereinbarten Lieferfristen nachgewiesen werden.
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