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Im Seefracht Import-Modul lassen sich Sendungen in einem Arbeitsgang erfassen, bearbeiten und abrechnen. Weitere Maßnahmen wie Dokumente erstellen und Transportaufträge veranlassen inklusive. Intuitive Datenerfassung, übersichtliche Darstellung und intelligente Suchfunktionen beschleunigen die Abwicklung aller Vorgänge.
In Scope hinterlegte Stammdaten vereinfachen die Erstellung von Aufträgen, Plausibilitätschecks minimieren Fehleingaben. Bei wiederkehrenden Sendungsdaten reduzieren Vorlagen den Aufwand für die Sendungserstellung. Diese Funktionalität steht für alle Sendungstypen (Haus-, Einzel-, Einzel- FCL, Super-Haus- und Sammelsendung) zur Verfügung. Abhol- und Zustelldokumente werden automatisch erstellt und stehen direkt zur Verfügung.
In Scope können mehrere Container gleichzeitig auf einer Sammelsendung erfasst und die dazugehörigen Haussendungen zum jeweiligen Container auf einer Consol- oder Dispo-Sendung hinterlegt werden. So kann der Anwender eine größere Anzahl an Containern und dadurch ein höheres Volumen auf einer Sendung abwickeln.
Offerten können rein internen Zwecken dienen oder via E-Mail direkt aus Scope an einen Auftraggeber versandt werden. Bei Auftragsvergabe können Offerten automatisch in eine Sendung (Buchung, Haus und Einzelsendung - normal oder FCL) umgewandelt werden. Bei Neuanlage einer Sendung prüft Scope, ob eine passende, gültige Offerte vorhanden ist. Der Anwender hat dann die Möglichkeit, die Buchung oder Sendung auf Basis der Offerte zu erstellen.
Nach Beendigung einer Sendung werden die Sendungsdaten als Pre-Alert an den teilnehmenden Importagenten übermittelt. Im Falle einer Scope-to-Scope Kommunikation stehen die Daten automatisch zur Verfügung, mit Anwendern anderer Systeme werden sie per EDI über eine Schnittstelle ausgetauscht. Wenn eine Auslandsniederlassung oder ein Partner ebenfalls mit Scope arbeitet und einen Pre-Alert mit den Schiffsdaten, Containernummern etc. sendet, kann der Importeur diesen Pre-Alert in eine neue Import e-Akte konvertieren.
Schnelle, rechtssichere und rechtskonforme Anmeldung, da nur Fixdaten übernommen werden, variable Daten werden nachträglich erfasst. So wird die Angabe falscher Daten wie Warenwerte oder Gewichte vermieden. Jedes Verfahren hat seine eigenen Vorlagen. Altdaten müssen nicht gelöscht, Vergleichsvorgänge nicht lange gesucht werden. Dies gilt auch für selten vorkommende, spezielle Abfertigungen.
Die E-Mail-Funktion ist in die elektronische Akte von Scope integriert. So haben Anwender die Möglichkeit, Geschäftspartner direkt aus dem Geschäftsvorgang heraus mit den nötigen Dokumenten und Informationen zu versorgen. Das spart Zeit, Kosten und nicht zuletzt Papier.
Der Sendungsmonitor ermöglicht es, den jeweils aktuellen Status aller in Scope erfassten Sendungen zu sehen, ohne jede Sendung einzeln aufzurufen. Angezeigt wird das jeweils letzte Ereignis, sowie der nächste Meilenstein mit Zeitangabe. Eine automatisierte Alarmfunktion zeigt Ausnahmen und Notfälle an. Bei Handlungsbedarf ist es möglich, aus dem Sendungsmonitor direkt in die Sendung zu gehen, um Änderungen zu veranlassen oder auszulösen.
Connect ist die ergänzende Web-Anwendung, die es Spediteuren, Agenten und Kunden ermöglicht, Sendungen zu verfolgen und so den jeweils aktuellen Status zu überprüfen. Alle Prozessteilnehmer erhalten zuverlässig Auskunft über ihre Zuständigkeiten, können Meilensteine erfüllen und Events hinzufügen. Kunden können Buchungen vornehmen, die dann in Scope unmittelbar zur Verfügung stehen.
Zu allen Sendungen können individuelle Transportaufträge für Anlieferung oder Abholung von Containern und Stückgut gedruckt werden. Außerdem kann zu allen Transportaufträgen ein CMR (Internationaler Frachtbrief im Straßengüterverkehr) erstellt und gedruckt werden.
Die automatische oder manuelle Adressenprüfung zur Absicherung der Einhaltung bestehender Vorschriften ist aus allen Scope Anwendungen heraus möglich. Die konstante Aktualisierung der wichtigsten Sanktionslisten der UN, der EU und der USA gewährleistet höchste Datenzuverlässigkeit. Allein für den Compliance Check bezieht Scope Daten aus 16 Listen. Der Embargo Check ermöglicht es Administratoren, ein Land entsprechend zu markieren. Dann dürfen nur Anwender mit spezieller Berechtigung Sendungen – nach Prüfung – weiter abfertigen.
In Scope können Niederlassungen untereinander abrechnen. Die Ausgangsrechnung einer Niederlassung wird automatisch als Eingangsrechnung der anderen Niederlassung erzeugt. Bei der Erstellung der Ausgangsrechnung kann direkt die dazugehörige Sendung der Gegenstelle gewählt werden.
Dokumente werden in Scope elektronisch erzeugt und in der e-Akte als PDF abgelegt. Sie können mit Geschäftspartnern elektronisch ausgetauscht und bei Bedarf ausgedruckt werden. Wird ein Dokument mehrfach angelegt, bleiben ältere Versionen erhalten, so dass Änderungen nachvollziehbar sind. Durch die Dokumenten-Upload-Funktion können auch extern erzeugte Dokumente in beliebigen Formaten hinterlegt werden.
Scope kann über die Statistik einen Report für einen einzelnen Auftrag oder einen definierten Zeitraum erstellen und drucken. Mit dem Qualitätsreport kann einer Airline oder Reederei die pünktliche Anlieferung oder einem Kunden die Einhaltung der vertraglich vereinbarten Lieferfristen nachgewiesen werden.
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