Omdat de installatie van Scope grotendeels wordt uitgevoerd door Riege, is de software met minimale betrokkenheid van IT en zeer beperkte menskracht klaar voor gebruik. Dat heeft als geweldig bijkomend voordeel dat medewerkers zich kunnen concentreren op belangrijkere taken dan de installatie van Scope. Riege zorgt dat het systeem tot in de puntjes is voorbereid en dat maakt Scope tot de digitale norm in expeditiesoftware.
Eén enkel aanspreekpunt
Bij elke bestelling van Scope door een expediteur wordt door Riege een projectmanager aangewezen. Deze wordt het belangrijkste aanspreekpunt voor de klant bij Riege. De projectmanager kan worden benaderd voor alles wat te maken heeft met analyses, planningen, beheer of communicatie. De projectmanager werkt natuurlijk niet alleen, maar wordt op de achtergrond bijgestaan door een ondersteuningsteam van bekwame deskundigen uit verschillende disciplines. Deze specialisten zijn onzichtbaar voor de klant, die heeft alleen contact met de aangewezen projectmanager die het werk van het Riege-implementatieteam begeleidt. Zo wordt voorkomen dat er een Babylonische spraakverwarring ontstaat over vereisten en terminologie. De projectmanager spreekt zowel de taal van de expediteur als die van de software, waardoor er voortdurend vooruitgang zit in het project.
De eerste stappen en daarna
Het Riege-team begint met een inventarisatie van de bedrijfsprocessen van de expediteur, documenteert wat er nodig is en bereidt de installatie van Scope voor, waaronder het juiste aantal benodigde gebruikerslicenties. De installatie bevat ook:
- eventueel het importeren van de belangrijkste gegevens van partners van de klant.
- aansluiting van branche kantoren en printers op het Riege-datacenter of de Scope-server
- toevoegen klantenlogo op de standaard Scope formulieren
- ondersteuning bij de aansluiting op externe boekhoudsystemen op Scope (inclusief rekeningschema, kostenplaatsen, valuta's en koersen en de btw codes).
Dit laatste onderdeel komt voort uit de ruime ervaring met een groot aantal interfaces als bijvoorbeeld Exact (Online en Globe), AccountView, Afas en Unit 4 zorgt voor naadloze uitwisseling en hoge data-integriteit.
Deze drie onderdelen kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van elke expediteur. Hiervoor is alleen een duidelijke lijst met eisen nodig. De klant merkt nauwelijks iets van de activiteiten die worden uitgevoerd op de achtergrond en die zorgen voor solide prestaties.
Registratie bij en verbinding met externe systemen
Aangezien connectiviteit een van de belangrijkste voordelen is van Scope, besteedt Riege hier extra aandacht aan. Verbindingen en registraties voor externe systemen en databases zijn onderdeel van het servicepakket zonder extra kosten, behalve voor de vergoedingen voor gebruik. Er wordt connectiviteit geboden voor:
- Berichten van en naar luchtvaartmaatschappijen (e-freight, FWB en FHL)
- Zeevracht (INTTRA boekingen, instructies en VGM of met OceanInsights t.b.v. container status updates)
- Douane aangiftes en bijbehorende service berichten
- Denied Party Screening
- RA/KC-database
- Wisselkoersen van de ECB
De toegang tot deze leveranciers wordt rechtstreeks vanuit Scope ingeschakeld, er hoeven geen extra programma's te worden geïnstalleerd.
Voordat het systeem live gaat en daarna
Voor een zo goed mogelijke ervaring vanaf het begin biedt Riege de klant training die is afgestemd op de processen en behoeften van de klant. Ook is er ondersteuning als het systeem live gaat. Als we zeker weten dat de klant zo snel mogelijk live kan gaan, richten we onze aandacht op een zo succesvol mogelijk gebruik in de praktijk. Want zo is Riege. Want zo is Scope. Want zo bent u, zonder zelfs nog maar te denken over de processen en procedures van de installatie. Denk er wel even aan om het volgende hoofdstuk in de reeks "Eenvoudig om te leren" te lezen. Dat verschijnt binnenkort.