Als het gaat om de afhandeling van zendingen zijn zaken als transparantie en communicatie, vooral in de wereld van de vrachtexpeditie, essentieel om klanten tevreden te houden. Ze bevorderen een positieve relatie en leveren goodwill op, hetgeen zich vertaalt in langdurige en, hopelijk, winstgevende zaken. Om zo’n relatie op te bouwen, moet je ook letten op de opties die de klant heeft. Een goed inzicht in de status van de zending is daarbij cruciaal: de klant moet weten waar de zending is, via een tijdschema om de luchtvracht of container te volgen of door steeds actuele informatie over de voortgang te geven. En ook de status van de verschillende mijlpalen onderweg moet duidelijk zijn, zoals of de ECS of MED op tijd is verzonden en of de zending zonder problemen door de Douane is gekomen.
Overzicht in procedurele uitdagingen
Wat vaak veel minder aandacht krijgt, is de fase die voorafgaat aan de verzending. Alle zaken die bepalen hoe de zending wordt uitgevoerd en die vaak een belangrijke rol spelen bij de ervaring van de klant, en het soort klanten dat u aantrekt. En dan hebben we het niet eens over technische termen, zoals of een vracht FOB is en of een service al dan niet met spoed wordt uitgevoerd. Maar over even een stap terug doen en kijken naar de beslissingen die u heeft genomen voordat de zending zelfs maar vertrokken is, zodat u vanaf een afstand kunt zien waar de eventuele problemen zitten. De keuze voor bepaalde partners en leveranciers voor de verschillende etappes van de verzending is van invloed op het geheel. U ziet nu de patronen die in uw service zijn ingebakken doordat u voor bepaalde agenten, transportbedrijven of vrachtvervoerders heeft gekozen. Soms worden deze verborgen beperkingen over het hoofd gezien, omdat iedereen er te dicht bovenop zit om het grotere plaatje te zien. Vrachtvervoer is holistisch en als u niet het volledige overzicht heeft, kunt u kansen missen die vlak voor uw neus liggen.
Werk voorafgaand aan de zending
Maar het is lastig om verder te kijken en ook te kijken naar wat er allemaal is gedaan voordat de pre-alert of de bill of lading werd aangemaakt of de ECS of MED werd verzonden. Dat is immers niet de plek is waar de actie plaatsvindt. Toch is het goed deze gegevens erbij te betrekken en binnen uw organisatie zichtbaar te maken, zodat iedereen begrijpt waarom bepaalde dingen op een bepaalde manier zijn opgezet voor een klant. Het gaat hierbij om zaken als:
- de inspanningen van het verkoopteam om de opdracht binnen te halen
- de SOP’s die zijn opgesteld door de accountmanager
- de onderhandeling over tarieven door het inkoopteam
- de tijd die is besteed aan het vinden van agenten in het buitenland
- de selectie van vervoerders en leveranciers
- de ontwikkeling van het product
Dit zijn maar een paar voorbeelden, maar ze spelen allemaal een rol. Zonder die activiteiten is er geen zending of is de geboden service niet acceptabel voor uw klanten of niet winstgevend voor u. En dan hebben we het nog niet over de tijd die u heeft besteed aan het onderhouden van die relaties en natuurlijk, wat voor ons het belangrijkste is, de tijd en het geld die u heeft geïnvesteerd in het kiezen en opzetten van de forwarding software, de verbindende schakel tussen al die elementen.
Noodzaak om de software volledig te benutten
Forwarding software is de draad die alle eindjes aan elkaar knoopt: goede software biedt allerlei hulpmiddelen waarmee u niet alleen maximaal gebruik maakt van het potentieel van een team van vervoerders, maar ook op een transparante manier inzicht geeft in alle aspecten van een zending. Daarbij is inzicht in de manier waarop al die belangrijke gegevens verwerkt kunnen worden in een softwarepakket, dat vervolgens snel een antwoord geeft aan de medewerkers op kantoor, cruciaal. Maar helaas is dat juist vaak waar de informatie verloren gaat in het grote geheel. In plaats van gebruik te maken van alle prachtige functies van de software, wordt de software onderbenut. En dat is zonde en niet nodig.
Het is niet gemakkelijk om een uitstekende klantenservice te bieden die ervoor zorgt dat uw klanten tevreden blijven. Om dit te bereiken moet u begrijpen wat de software kan doen om alle stappen voorafgaand aan een zending te harmoniseren. Hoe u de software kunt gebruiken om de werkbelasting te verlagen en in één klik te doen wat anders vijf uur kost. Automatische facturering, transparante dashboards en informatie aan de klant zijn maar een paar van de krachtige tools die Scope te bieden heeft. Er zijn nog veel meer mogelijkheden, maar net als bij alle andere zaken moet het systeem hiervoor wel goed geïnstalleerd zijn om het meeste rendement op te leveren.
Scope heeft een heleboel mogelijkheden om problemen bij het vrachtvervoer op te lossen en u te helpen goede zakelijke relaties op te bouwen. En dat is precies het doel van deze berichten. Dit blog is het eerste in een serie waarin we ingaan op alle mogelijkheden van Scope en hoe u die maximaal kunt benutten. Daarnaast willen we u laten zien hoe u met een andere aanpak efficiënter kunt werken.
Wilt u meer weten?
Vraag een gesprek aan en we zullen u laten zien wat Scope voor u kan betekenen.