Berkman Forwarding is opgericht in 1988 als onderdeel van de Berkman Groep. Als een internationale expediteur (NVOCC - Non Vessel Operating Common Carrier) met een geschiedenis die teruggaat tot 1903, concentreert het bedrijf zich op zeevracht zendingen van en naar China, Zuidoost-Azië en India. Deze handelstrajecten vertegenwoordigen 90% van hun transacties. Berkman - een wereldspeler die vele bestemmingen bedient en gebruik maakt van zijn wereldwijde netwerk - verzorgt de complete logistieke keten van vrachtafhandeling met inbegrip van douaneformaliteiten en aflevering van haven naar klant.
Automatisering van activiteiten in Azië
In eerste instantie zocht Berkman alleen naar een Order Management Systeem (OMS) om het boekingsproces te automatiseren door hun hoofdkantoor in Nederland te verbinden met de kantoren in China, Vietnam en India en hun agenten in andere Aziatische landen waaronder Indonesië, Taiwan, Zuid-Korea, Maleisië en Japan.
Excel, niet excellent
Tot voor kort werden alle operaties uitsluitend via e-mail en Excel-sheets gedaan en niet in hun voormalige TMS systeem ingevoerd totdat een boeking bij een vervoerder was gemaakt en aan boord verzonden. Het zoeken naar specifieke details van een zending was buitengewoon vervelend aangezien Berkman dagelijks door honderden e-mails moest gaan. Het nieuwe OMS biedt de mogelijkheid om de statussen van boekingen in te stellen, welke niet alleen door Berkman zelf gecontroleerd kunnen worden maar ook door hun partners én hun klanten. Deze laatste moesten in staat zijn om het gehele proces van een boeking te volgen: van het plaatsen van orders tot de levering aan hun magazijn in het land van bestemming – inclusief een melding zodra er een vertraging in het proces is ontstaan.
Geen verandering nodig, maar uiteindelijk wel gewenst
De eerste meeting met Riege Software vond plaats in 2014, toen Henk Boorsma en Nardo Bezemer van Riege Nederland Arie van der Perk van Berkman bezochten om een demo van Scope te geven. Destijds zag Berkman geen noodzaak om over te stappen op een ander operationeel systeem. Desondanks wist Scope te imponeren met zijn professionele uitstraling en overtuigende toekomstgerichte programmering, terwijl op dat moment een ingebouwd OMS nog niet aanwezig was. Berkman begreep echter dat Riege de wens had om een OMS te bouwen maar dat er nog gezocht werd naar een partner die deel zou nemen aan het ontwikkelproces.
Henk Boorsma, Managing Partner van Riege Nederland kreeg het balletje aan het rollen: „Berkman zocht een Order Management Systeem dat kon interfacen met hun toenmalige forwarding systeem en pricing tools. We zagen dit niet als een uitvoerbare optie want OMS heeft zoveel gegevens en afhankelijkheden dat het vanuit Riege gezien alleen zinvol zou zijn om te ontwikkelen als onderdeel van Scope en niet als een losstaand systeem.”
Ontmoeting met gevolgen
Een tweede meeting werd begin januari 2015 afgesproken waaraan Johannes RIege, oprichter en directeur van Riege Software, ook deelnam. Arie van der Perk herinnert zich: “Toen we elkaar ontmoetten legden we het Riege-team uit wat we wilden. Johannes verliet kort de kamer, kwam terug en zei ‘Zo wil je dit…en dit en dit…’ terwijl hij uittekende hoe het systeem zou moeten zijn. En dat was precies wat we in gedachten hadden.”
„Dit was een grote stap vooruit want in Scope is alles wat nodig is voor de operationele afhandeling van een zending binnen handbereik, vanuit één en hetzelfde venster.”
Vanaf dat moment was Berkman betrokken bij Scope, zette een strategisch plan op voor het implementeren van Scope binnen de Berkman organisatie en in maart 2016 werd de overstap van het oude operationele systeem naar Scope gemaakt – nog steeds zonder een OMS.
Arie van der Perk was hoe dan ook meer dan tevreden: „Dit was een grote sprong vooruit omdat in Scope alles wat je nodig hebt voor de operationele afhandeling van een zending binnen bereik is vanuit één en hetzelfde venster. De overstap verliep heel vlot en binnen een paar weken waren we vertrouwd met het systeem.”
„De overstap verliep heel vlot en binnen een paar weken waren we vertrouwd met het systeem.”
Meer inzichten, zelfs van buitenaf
Na ruim een jaar met Scope te hebben gewerkt was het nieuwe OMS, geïntegreerd binnen Scope Connect, klaar. Berkman is begonnen met het implementeren binnen de dagelijkse operationele boekingen op hun eerste pilotkantoor in China, waarbij alle deelnemers in de supply chain in staat gesteld worden om statussen in te zien en aan hun mijlpalen te voldoen. Daarnaast wordt extra informatie over het zendingstraject gegeven door Ocean Insight, dat naadloos in Scope is geïntegreerd.
Aanvullend worden tarieven die door Berkman zijn onderhandeld automatisch naar klanten gecommuniceerd, hetgeen de beslissingen op de boekingsprocessen versnelt.
Arie van der Perk vat samen: „Tot nu toe hebben we een goede samenwerking met het Riege team gehad en zijn we blij met ons product. Natuurlijk zijn we continue op zoek naar verbetering en is er nog veel te ontwikkelen, maar Riege werkt eraan en dat maakt het tot een goed partnerschap”.