Dokumente und Dokumentenarchiv
Elektronische Erstellung, Bearbeitung, Archivierung.
Dokumente werden in Scope elektronisch erzeugt und als PDF in einer elektronischen Akte abgelegt. Sie können mit Geschäftspartnern elektronisch ausgetauscht und bei Bedarf ausgedruckt werden. Wenn Sie ein Dokument mehrfach anlegen, bleiben ältere Versionen erhalten, so dass Änderungen nachvollziehbar sind. In der elektronischen Akte können Sie auch extern erzeugte Dokumente in beliebigen Formaten ablegen.
Archivierung in der elektronischen Akte.
Durch die Archivierung in der elektronischen Akte können Sie aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Dokumente zu allen Vorgängen rück- oder nachverfolgen. Ob für notwendige Nachweise oder die Klärung von Unstimmigkeiten, Scope sorgt für lückenlose Einsicht und Transparenz.
Externes Dokumentenarchiv mit Revisionssicherheit.
Über eine XML-Schnittstelle können Sie Dokumente automatisch an ein externes Dokumentenarchiv übermitteln, wo sie revisionssicher hinterlegt werden. Die Dateien enthalten außer dem PDF auch Metadaten wie Zeitstempel, Rechnungsnummern, Sendungsnummern, Transport- oder Hausdokumentennummer sowie Zollreferenzen.
Export von ATLAS und e-dec Zolldokumenten.
Neben Sendungs- und Rechnungsdokumenten stehen Ihnen auch alle Dokumente aus der jeweiligen Zollabwicklung in ATLAS und e-dec für den Export in ein externes Dokumentenarchiv zur Verfügung.
Ergänzende Dokumente in beliebigen Formaten archivieren.
Ergänzend zu Dokumenten für Spedition, Finanzen und Zoll können Sie im Dokumentenarchiv weitere Dokumente in beliebigen Formaten – z. B. Scans von Eingangsrechnungen – hinterlegen. So werden alle Dokumente an einem einzigen Ort aufbewahrt, auch wenn in Ihrem Unternehmen mehrere abrechnende Systeme im Einsatz sind.
Dokumentenauswahl durch Konfiguration festlegen.
Durch entsprechende Konfiguration können Sie festlegen, welche Dokumente extern archiviert werden sollen. So ist gewährleistet, dass Dokumente mit vorgeschriebener Aufbewahrungsfrist – z. B. Rechnungs- und Zolldokumente – revisionssicher hinterlegt sind, während ergänzende Dokumente in der elektronischen Akte in Scope verbleiben.