Berkman nutzt Scope zur Automatisierung von Seefrachtbuchungen

Berkman Forwarding wurde 1988 als Teil der Berkman Group gegründet. Der international tätige Spediteur (NVOCC - Non Vessel Operating Common Carrier), dessen Gründungsjahr 1903 datiert, ist spezialisiert auf Seefrachtsendungen von und nach China, Südostasien und Indien. Allein diese Aktivitäten machen 90% des Gesamtgeschäftes aus. Für weitere Destinationen nutzt der Global Player sein weltweites Netzwerk spezialisierter Partner. Gemeinsam bedienen sie die gesamte Logistikkette einschließlich Zollformalitäten und Port-to-Door-Lieferung.

Automatisierung der Aktivitäten in Asien

Ursprünglich war Berkman, international tätiger Spediteur mit Spezialisierung auf Seefrachtsendungen von und nach China, Südostasien und Indien, lediglich auf der Suche nach einem Order Management System, um die Buchungsprozesse zwischen der Zentrale in den Niederlanden und den Niederlassungen und Agenten in Asien zu automatisieren.

Excel, nicht exzellent

Bis zu diesem Zeitpunkt wurden alle Vorgänge via Excel und E-Mail ausgeführt. In das bisherige System fanden sie erst nach Buchung und Verladung Eingang. Die Suche nach bestimmten Sendungsdetails gestaltete sich daher außerordentlich langwierig, weil Berkman dafür hunderte von E-Mails am Tag überprüfen musste. Das Order Management System sollte dagegen den jeweils aktuellen Status einer Sendung abbilden und so allen Beteiligten, Berkman, seinen Agenten und Kunden, Einblicke gewähren. Vor allem Kunden sollten in die Lage versetzt werden, den gesamten Prozess innerhalb der Lieferkette zu verfolgen, einschließlich Benachrichtigung im Fall eventueller Verzögerungen.

Kein Systemwechsel gewünscht und dann doch gewollt

Das erste Treffen mit Riege Software fand 2014 statt. Henk Boorsma und Nardo Bezemer besuchten Arie van der Perk von Berkman zur Vorführung einer Scope Demo. Zu diesem Zeitpunkt sah Berkman noch keine Notwendigkeit für einen Systemwechsel. Nichtsdestoweniger war Arie beeindruckt von der deutlich professionelleren und zukunftsweisenden

Ausstattung von Scope im Vergleich mit dem bisherigen System. Was fehlte, war ein integriertes Order Management System. Die anschließende Diskussion ergab, dass Riege Software durchaus Interesse an der Entwicklung eines Order Management Systems hatte und auf der Suche nach einem Partner war, der sich an den nicht unbeträchtlichen Kosten beteiligte.

Henk Boorsma, Managing Partner of Riege Netherlands brachte den Ball ins Rollen: „Berkman war auf der Suche nach einem Order Management System, das sich in das bestehende System einfügen sollte. Das war für uns keine Option. Die Vielzahl der Daten und Datentransfers als Stand-Alone-Lösung entsprach auch nicht unserer Idee des One-Entry-of-Data-Prinzips. Für uns war klar, das Order Management System gibt es nur als integrierten Bestandteil in Scope.“

Ein Treffen mit Folgen

Ein Folgetreffen, an dem auch Johannes Riege, Gründer und Chairman von Riege Software, teilnahm, war auf den Januar 2015 terminiert. Arie van der Perk erinnert sich: „Wir erklärten dem Riege Team, was wir wollten. Johannes verließ kurz den Raum, kam zurück und sagte 'Also, Sie brauchen dies und dies und und und...' während er ein Layout der Systemstruktur auf dem Whiteboard skizzierte. Es war genau die Lösung, die uns vorschwebte.“

Damit war die Entscheidung für Scope gefallen. Berkman entwickelte einen Plan für den Übergang vom alten System und im März 2016 war es dann soweit, Berkman konnte das operationale Geschäft mit Scope bedienen – immer noch ohne Order Management System. Trotzdem war Arie van der Perk mehr als zufrieden: „Für uns war es ein großer Schritt nach vorn. Alles, was man für die Abwicklung einer Sendung braucht, findet in Scope in einem einzigen Fenster statt. Ohne Umschalten und Systemwechsel. Der Übergang gestaltete sich ebenfalls problemlos und schon nach ganz kurzer Zeit waren wir mit Scope vertraut.“

Mehr Einblicke von außen

Nach einem Jahr erfolgreicher Arbeit mit Scope war auch das Order Management System zusammen mit Scope Connect einsatzbereit. Damit waren alle Prozessbeteiligten in der Lage, den jeweiligen Status einer Sendung einzusehen und Meilensteine zu erfüllen. Ergänzend erhielten sie durch die Ocean Insights Integration Informationen über wichtige Events auf dem Transportweg.

Raten, die Berkman für seine Kunden aushandelt, werden ebenfalls automatisch weitergeleitet. Auf diesem Weg werden Entscheidungswege verkürzt, Buchungsaufträge beschleunigt.

Arie van der Perk fasst zusammen: „Die Zusammenarbeit mit Riege läuft wirklich gut und wir sind mit dem Ergebnis sehr zufrieden. Natürlich gibt es noch einiges zu entwickeln, wir sind ständig auf der Suche nach Verbesserungen und Erweiterungen. Aber Riege arbeitet kontinuierlich daran und auch das ist wichtig für eine fruchtbare Partnerschaft.“