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Wer das gesamte Speditionsorchester beherrscht, trifft beim Kundenservice das hohe C

Das Software-Erlebnis beginnt schon vor der Sendung.

Im Speditionsgeschäft sind Transparenz und Kommunikation entscheidend für die Zufriedenheit der Kunden. Diese Faktoren tragen dazu bei, gute Beziehungen zu pflegen, die sich in langfristigen und idealerweise profitablen Geschäften niederschlagen. Der Aufbau dieser Beziehungen erfordert ein hohes Maß an Einfühlungsvermögen in die Kunden, ihre Anforderungen und Bedürfnisse. Ein Kunde sollte wissen, wo sich seine Fracht befindet, Sendungen nachverfolgen können oder über den Verlauf der letzten Meile informiert sein. Darüber hinaus möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden den Status verschiedener Meilensteine auf dem Weg sehen, z. B. ob Zollerklärungen rechtzeitig eingereicht wurden oder ob die Sendung den Zoll problemlos passiert hat.

Die Perspektive auf Prozesse ändern

Etwas, das deutlich weniger Aufmerksamkeit erhält, sind die Vorbereitungen vor dem eigentlichen Speditionsablauf. All die Dinge, welche die nachfolgenden Abläufe mitbestimmen. Diese spielen eine wichtige Rolle für die Erfahrungen, die Ihre Kunden machen und beeinflussen auch die Art von Kunden, für die Sie als Partner in Frage kommen. Ich spreche hier nicht über spezielle Versandbedingungen wie FOB oder die Auswahl bestimmter Versandverfahren. Nehmen Sie sich die Zeit und überprüfen Sie getroffene Entscheidungen, bevor der Versand überhaupt beginnt. Versetzen Sie sich in die Lage eines neutralen Beobachters, um die Abwicklungsproblematik unvoreingenommen zu erkennen. Die Wahl der Partner und Anbieter, die Sie für den Transport auswählen, hat Auswirkungen und führt nicht selten zu Einschränkungen der eigenen Dienstleistungen. Diese versteckten Einschränkungen werden manchmal übersehen, weil man zu nah am Thema ist, um das Gesamtbild zu sehen. Spedition ist ganzheitlich, und wenn man nicht alles sieht und bedenkt, kann man Gelegenheiten verpassen, obwohl sie zum Greifen nah sind.

Die Arbeit vor der Sendung sehen

Es ist nicht einfach, über die gelernten Arbeitsschritte wie Pre-Alerts, die Ausstellung von Frachtbriefen oder die Einreichung von Zollerklärungen hinauszudenken, denn jenseits dieser Routinen findet vermeintlich nichts statt. Aber es sind genau diese Vor- und Rahmenbedingungen, die den geschäftlichen Erfolg mitbestimmen. Um so wichtiger ist es, dass Sie diese Faktoren als Bestandteil Ihrer unternehmerischen Aktivitäten für Ihre Organisation sichtbar machen, damit jeder einzelne verstehen kann, dass Spedition über den eigenen Zuständigkeitsbereich hinausgeht:

  • Die Verkaufsanstrengungen zur Geschäftssicherung
  • Die Standardverfahren (SOPs), die vom Kundenbetreuer festgelegt wurden
  • Die Verhandlung der Tarife durch das Einkaufsteam
  • Die Zeit, die damit verbracht wurde, ausländische Agenten zu finden
  • Die Auswahl von Transporteuren und Lieferanten
  • Die Produktentwicklung

Um nur einige zu nennen. All diese Elemente spielen eine Rolle für die erfolgreiche Abwicklung einer Sendung, weil auch sie zur Dienstleistungsqualität für Ihre Kunden und zur Rentabilität Ihres Unternehmen beitragen. Ganz zu schweigen von der Zeit, die für die Pflege guter Beziehungen aufgewendet wird, und natürlich der für uns wichtigsten Position, der Investition für die Auswahl und Einrichtung der Speditionssoftware, dieser einen Sache, die alles zusammenbringt.

Die Software besser vollständig nutzen

Die Speditionssoftware ist die Schaltstelle, die alles zusammenhält. Gute Software verfügt über eine Vielzahl von Werkzeugen, mit denen Sie nicht nur die Potenziale Ihrer Speditionsteams besser nutzen, sondern auch die notwendige Transparenz für alle an einer Sendung Beteiligten gewährleisten. Es ist von entscheidender Bedeutung zu verstehen, wie ein Softwarepaket all diese wichtigen Informationen aufnehmen und dann schnelle Antworten auf offene Fragen geben kann. Aber leider ist es oft genau hier, wo die Dinge im Durcheinander verloren gehen, und anstatt ein Segen für alle zu sein, wird die Software nicht voll genutzt, was nicht Sinn der Sache ist.

Um einen exzellenten Kundenservice zu schaffen, der Ihre Kunden zufrieden stellt, ist es wichtig zu verstehen, was Software tun kann, nämlich alle Schritte bis hin zur Auslieferung einer Sendung in Einklang zu bringen. Scope schafft diese Harmonie, die Sie nutzen können, um den Arbeitsaufwand von vielen Stunden Arbeit mit nur einem Klick messbar zu reduzieren. Die Automatisierung der Rechnungsstellung, Transparenz durch Dashboards und Kundenberichte sind nur einige der leistungsstarken Tools, die Scope zur Verfügung stellt. Scope bietet eine umfassende Unterstützung bei allen Arbeitsschritten. Aber wie bei allem anderen auch, ist die richtige Konfiguration entscheidend für den besten ROI.

Scope kann eine Menge dazu beitragen, die Herausforderungen des Speditionswesens zu meistern und Ihnen gleichzeitig dabei helfen, mit exzellentem Kundenservice erfolgreich Geschäftsbeziehungen aufzubauen. Und genau darum geht es mir in dieser Serie von Blogposts. Dies ist der erste einer Reihe von Beiträgen, die Einblicke in die Nutzung von Scope geben, aber auch einen anderen Blickwinkel öffnen, wie man Spedition ganzheitlich effizienter gestalten kann.

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