Fysieke dossiers - weg ermee

In tegenstelling tot alle initiatieven voor papierloos vrachtvervoer, creëren expediteurs nog steeds een fysiek dossier voor hun zendingen. Dit dossier bevat alle informatie en documenten die nodig zijn voor het registreren, beheren en organiseren van zendingen. Dit resulteert in stapels papier die zich ophopen voordat een zending - ook uitgerust met een eigen bundel papier - op reis gaat. Als klap op de vuurpijl bevindt het bestand zich altijd op één plek. Iedereen die het spontaan wil bekijken, vist achter het net. En dan is er nog de zorg dat er iets fout gaat zonder dat iemand het op tijd opmerkt en corrigeert.

Papierloos betekent zorgeloos

Wie met Scope werken, kunnen dit soort zorgen opzij zetten. Scope geeft de volledige zending in de software weer en beheert deze in een elektronisch bestand: de registratie en organisatie van de orders, evenals de bijbehorende gegevens. Deze gegevens worden centraal opgeslagen en kunnen door alle betrokken partijen binnen een bedrijf op elk moment en vanaf elke locatie worden bekeken. Vanuit een technisch oogpunt kunnen het papieren bestand, de archivering, de verzending en de verontrustende hoeveelheid extra werk die daarmee gepaard gaat, achterwege gelaten worden.

Rechtstreeks uit Scope van A naar B

Scope behelst alles wat nodig is om de processen van een internationaal transport in kaart te brengen en om overeenkomstige acties langs de supply chain mogelijk te maken:

• Registratie: wie wil wat verzenden van waar naar waar
• Voortransport: zending ophalen bij de verzender
• Hoofdtransport: voorbereiding van documenten voor luchtvaartmaatschappij of rederij
• Natransport: zending afleveren bij de ontvanger

Onbeperkte mogelijkheden om acties te ondernemen

De elektronisch gegenereerde documenten kunnen worden overgedragen in een gestandaardiseerd gegevensformaat naar de systemen van andere procesdeelnemers en daar automatisch worden verwerkt. Dubbele, en dus tijdrovende en foutgevoelige, invoer van gegevens is dan niet langer noodzakelijk. De documenten kunnen echter ook papierloos per e-mail worden verzonden of - indien absoluut noodzakelijk of wettelijk vereist - worden afgedrukt, als een fysiek document worden verzonden en handmatig worden verwerkt.

Tijdens het afhandelingsproces kunnen binnenkomende documenten aan een zending worden toegevoegd in elk formaat (bijvoorbeeld Word, Excel, PDF of digitale foto) en ter beschikking worden gesteld aan alle betrokken partijen voor verdere voltooiing van de zending in Scope. Wie acties moeten nemen, kunnen daarnaar handelen en vervolgens hun acties documenteren.

Het resultaat telt

Niemand doet zaken om geld te verliezen. Het is mogelijk om kostenreserveringen te maken, die worden tegengeboekt wanneer de inkomende factuur wordt geboekt. Financiële transparantie is hierbij in het voordeel van wie met Scope werkt. Kosten en opbrengsten kunnen worden bekeken en meteen worden geëvalueerd. Winstgevendheid is eenvoudiger te berekenen, verliesgevende dossiers kunnen sneller worden geïdentificeerd, tegenmaatregelen kunnen sneller worden genomen.

Overtuigde klanten in 41 landen

Expediteurs die gebruikmaken van de mogelijkheden van Scope en de elektronische dossiers en documenten daarin hebben al een grote stap gezet naar papierloze administratie. Vanaf vandaag profiteren ze ervan in 41 landen. Hoe meer landen volgen, hoe beter voor iedereen.

Er is geen reden om vast te houden aan het fysieke dossier. Het heeft geen bestaansrecht meer, het is schadelijk voor het milieu en de afschaffing ervan loont. Vooral economisch.