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Cómo elegir el software para freight forwarding adecuado

Software para freight forwarding por comité

Al considerar qué software seleccionar, el enfoque común de muchos agentes de carga es tener reuniones en varios niveles de la empresa y preguntar qué es lo que quieren que haga el software. Después de algunas sesiones en las que todos pueden dar su opinión, se materializará una lista. Con cosas como; rastreo de carga aérea, rastreo de contenedores, archivo AES, e ISF, debería ser fácil de usar para todo tipo de envíos, tanto los regulares como los urgentes. Esta lista también tendrá todas las características principales que todos quisieran ver. Unas cuantas reuniones más seguirán, y la lista se hará más amplia o corta, pero habrá un acuerdo de que, si el nuevo software hace todas estas cosas, todo será mucho mejor para todos los involucrados.

Decidir sobre una nueva solución de software por molde

Por lo general, en este punto, se vería rápidamente que la lista es un excelente resumen de lo que le falta al actual software, sobre todo en cuanto a las características. Aunque se trata de una crítica muy constructiva de su actual producto de software, es posible que este enfoque no obtenga el mejor resultado a largo plazo para su empresa. Por lo general, definir lo que quieres listando lo que no, no es una buena estrategia.

Otra manera de seleccionar el software es basarse en sus características, y en todos los elementos que los paquetes de software específicos pueden hacer bien. Sin embargo, con este enfoque se corre el riesgo de limitar las operaciones y, por extensión, el servicio que se ofrece es por las capacidades del software y no por lo que se necesita.

Tu servicio de logística es único a tu manera, y deberías buscar herramientas que lo mejoren. Con una solución de software estandarizada, es posible que caigas en la trampa de ofrecer precisamente el mismo servicio que tu competidor que utiliza el mismo paquete de software.

Los requisitos reales del software para tu freight forwarder

Una mejor forma es invertir algo de tiempo para analizar tus procesos y flujos de trabajo. Observa cómo llegan a ser tus embarques y lo que tu servicio les añade, marca el punto de partida que da comienzo al ciclo de vida de tu embarque. Reúne todos los pasos que das para mantener a tus clientes contentos. Ten conocimiento de los artículos que necesitas para monitorearlos continuamente y mejorar las operaciones, piensa en las cosas que le puedes dar a tu equipo de ventas para que tengan una ventaja. Documentar esto y comprender las situaciones que enfrentan los oficinistas para cumplir con las expectativas es donde debe estar tu enfoque.

Cuando se hace una lista sólida de los requisitos que potenciarían lo que tu empresa necesita para tener éxito, te permitirá comprender mucho mejor lo que necesitas, y aún más importante, lo que se deberías pedir de tu paquete de software.

Un excelente lugar para comenzar la exploración es entender la esencia del procesamiento de archivos de su compañía.

Consigue que tu filosofía de procesos se refleje en tu sistema.

Cuando se observa ampliamente cómo la mayoría de los forwarders estructuran sus departamentos de carga internacional, rápidamente se ven líneas de división entre la importación y la exportación. A veces se desglosan aún más por modo de transporte, aéreo o marítimo, luego por agrupación de clientes o área geográfica y así sucesivamente. Las divisiones detalladas de este tipo permiten la especialización en un área que da a la empresa el conocimiento para proporcionar un excelente servicio en una línea de negocio o tipo de envío.

Este conocimiento es lo que vendes; la forma en que comunicas esto, es lo que ayuda a dar forma a tus relaciones comerciales.

Estas divisiones a menudo se establecen por diseño, pero generalmente, al pasar el tiempo, se producen agrupaciones naturales. Pero lo que también verán, en capas, es una filosofía de gestión única que típicamente viene en una combinación de tres sabores.

  • Procesamiento centrado en el archivo (cradle-to-grave)
  • Procesamiento centrado en la tarea (línea de ensamblaje)
  • Procesamiento centralizado en las cuentas (gestión de cuentas)

Aquí un forwarder no será una exacta representación de uno, sino más bien una mezcla de cada uno, a la que se le asigna un trabajo que mejor se adapte a su base de clientes, tipo de servicio y, por extensión, a su resultado final. Hay innumerables soluciones de software para freight forwarding que satisfacen una u otra demanda, pero rara vez una que las satisfaga todas.

Scope - el software de transporte de carga que satisface los tres sabores del procesamiento

Para sacar el máximo provecho de Scope, deberías saber dónde están la esencia de tu empresa. Debido a que Scope puede atender cada una de estas filosofías y cualquier división, saber cómo quieres proporcionar tu servicio se convierte en una simple cuestión de establecer los flujos de trabajo que mejor se adapten a tus procesos. A su vez, te permitirá identificar el área crítica que puede ser automatizada o que podría necesitar más transparencia. En pocas palabras, saber cómo trabajas te permitirá optimizar, aprovechar y automatizar.

¿Estás más centrado en los archivos?

Seguro querrás utilizar los planes de seguimiento de Scope que, junto con el monitoreo de embarques incorporado en el sistema, mantienen el estatus del embarque actualizado lo cual te permitirá a ti y a tu cliente llevar un control del ciclo de vida de todos tus embarques en un solo lugar. Las dos herramientas trabajan juntas y resuelven muchos problemas al permitir una transparencia en tiempo real y una mayor visibilidad para evitar que ocurran problemas. Además, los planes de monitoreo también pueden vincularse con terceros como los transportistas y el sistema de aduanas para permitir actualizaciones automáticas sobre el estado actual de un embarque. Esto le dará a tu equipo visibilidad en cuanto a lo que necesitan para trabajar con continuación y te notificará automáticamente cuando algo esté a punto de suceder o cuando algo haya salido mal. Luego, en combinación con Scope Connect, tú podrás proporcionar a tus clientes una herramienta de software de monitoreo avanzado que les permitirá ver el estado de sus envíos de manera online.

¿Estás más centrado en las tareas?

Puedes utilizar las muchas funciones de Scope para transferir la responsabilidad entre los diferentes departamentos, pero también para llevar un registro de quién hizo qué. Eso alineado con la visión general del embarque proporciona transparencia de qué archivos deben ser trabajados por quién y lo más importante: cuándo. Además, el plan de seguimiento de los clientes puede ser configurado por el cliente o por el flujo de trabajo, lo que permite a los jefes de departamento tener una visión general fácil y directa de todos los embarques en el monitoreo de embarques. Y debido a que los planes son tan multifuncionales, se puede agregar el seguimiento, la mensajería e incluso alertas. Estas capas añadidas aseguran que todas las tareas que deben hacerse se lleven a cabo.

¿Estás más centrado en las cuentas?

Scope tiene un módulo de embarques probado para aéreo, marítimo y terrestre. Sin embargo, cuando se trata de gestionar las cuentas, es necesario poder abarcar antes y después del embarques. Para ello, tenemos un potente módulo de embarques que permite a un representante del servicio de atención al cliente programar y planificar, pero que no tiene que trabajar con los archivos. El módulo de forwarding actúa como un portal que se enlaza con los archivos operativos, y los dos se comunican entre sí de forma automática. Lo que significa que el encargado de las operaciones puede hacer las operaciones, y el representante del servicio de atención al cliente puede centrarse en el cliente. A medida que avanza el ciclo de vida de los embarques, el empleado de atención al cliente se actualiza, en tiempo real, para permitirle transmitir cualquier información a sus cuentas. Con esto, en combinación con un detallado CRM y un creador de códigos de cliente, Scope ofrece albergar y documentar todas las peculiaridades que desee seguir para sus clientes.

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Ver es creer.

Descubre porqué los forwarders principales prefieren Scope sobre otros.

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