Adiós a la pila de papeles

Contrariamente a todas las iniciativas tomadas para que los transportes lleven consigo el uso de menos papeles, los forwarders aún siguen creando un archivo físico para cada uno de sus pedidos. Este archivo en físico, contiene toda la información y los documentos necesarios para registrar, administrar y organizar cada uno de sus envíos. Lo que da como resultado que se acumulen pilas de papel, incluso antes de que un envío inicie su trayecto, esto sin considerar todos los documentos que ya trae consigo. Por si fuera poco, usualmente todos los documentos de cada envío se encuentran en un mismo lugar, por lo que si alguien quisiera revisarlos, pudiera arrepentirse de inmediato y dará un paso atrás. Aunado a esto y por si fuera poco siempre existirá la preocupación de que algo pueda salir mal.

Menos papel, menos preocupaciones

Si trabajas con Scope puedes dejar atrás todas tus preocupaciones. Scope muestra el envío completo y detallado a través del software y lo administra todo en un archivo electrónico: el registro y la administración de los pedidos, así como los datos asociados a cada embarque. Estos datos se almacenan de forma centralizada y todas las partes involucradas dentro de una empresa pueden tener acceso en cualquier momento y desde cualquier lugar. Desde el punto de vista completamente técnico sobre los archivos en papel, todo lo concerniente a su archivado, a su envío y sobre todo el alarmante trabajo extra asociado, ya puede ser olvidado.

Scope del punto A al punto B.

Scope cumple con todos los requisitos para mapear los procesos involucrados en una transportación internacional, y habilita todas las acciones correspondientes dentro de la cadena de suministro:

• Capturación: ¿Quién, qué, cómo y a dónde se desea enviar?
• Pre- carga: Orden de recolección del expedidor.
• Carga principal: Preparación de documentos para la aerolínea o compañía naviera.
• En transporte: Orden lista para entrega a destinatario.

Actuar sin restricciones

Los documentos generados pueden realizarse en un formato de datos estandarizado a los sistemas de otras partes involucradas, y automáticamente procesarse desde allí.

Las entradas múltiples de datos ya no aplican, ya que suelen o pueden ser duplicadas, lentas y propensas a fallas. Sin embargo, los documentos pueden ser también enviados por correo sin necesidad de uso de papel, o si es absolutamente necesario o legalmente exigido, pueden ser creados y enviados como una impresión física lista para procesarse manualmente.

En el transcurso del proceso, los documentos entrantes (Ej. Word, Excel, PDF o fotos digitales), pueden agregarse también al archivo de embarque y estar disponibles para todas las partes involucradas y así completar el archivo en Scope.

Lo que cuenta es el resultado

Nadie está en el mercado para perder dinero. En Scope, los documentos salientes se pueden crear y los documentos entrantes pueden ser asignados a la parte del proceso correspondiente dentro de un envío. También es posible crear reservas que pueden ser eliminadas cuando la factura recibida es contabilizada. La transparencia financiera es una gran ventaja aquí ya que los costos e ingresos pueden reflejarse de inmediato y así ser evaluados inmediatamente. La rentabilidad se vuelve más fácil de calcular. Los pedidos nada económicos pueden ser identificados más rápido y por lo tanto, se pueden efectuar medidas rápidamente.

Clientes convencidos en 41 países.

Los transportistas que aprovechan las posibilidades que ofrece Scope y sus archivos de documentos electrónicos, han dado sin lugar a dudas un paso gigantesco hacia el proceso de menos uso de papel. A partir de hoy los beneficiados se encuentran en 41 países, pero cuantos más países se sumen a Scope, será mejor para todos.

En resumen, no hay razón para atenerse al archivo en físico. Ya no tiene ningún derecho a existir, es perjudicial para el medio ambiente y su eliminación da sus frutos, principalmente económicos.