Simply Orange mit Hauptsitz in Querétaro, Mexiko ist ein extrem kundenorientiertes und pragmatisches Speditionsunternehmen. Kunden erleben niemals Überraschungen durch versteckte Kosten, im Gegenteil, während der Service die Erwartungen übertrifft, liegt die finale Rechnung oftmals darunter. Über 100 engagierte Angestellte in weltweit über 10 Ländern leisten tagtäglich hervorragende Arbeit und liefern Lösungen für alle Herausforderungen entlang der Lieferkette.
„Spedition ist ein austauschbares Geschäft. Entweder man ist voll digitalisiert oder verloren.“
Zusammenarbeit auf allen Ebenen
Mit zunehmender Geschäftstätigkeit stieg die Notwendigkeit der Nachverfolgung und Datenüberwachung erheblich, ebenso wie der Wunsch nach einem verbesserten Arbeitsablauf für die Mitarbeiter von Simply Orange. Es musste eine neue Software her, die sich auf Tarife konzentriert, im Gegensatz zu Europa, wo Beziehungen und Transparenz von großer Bedeutung sind.
Mit dieser Überzeugung wurde Simply Orange in Richtung Scope von Riege Software geführt.
Vor Ort in Mexiko, vor Ort mit Scope
Mit diesem wertvollen Feedback und seiner über 30-jährigen Erfahrung begann Riege Software mit der Entwicklung landesspezifischer Funktionalitäten und Integrationen. Die neu gegründete Riege Software Mexiko lieferte den notwendigen Support vor Ort. Beide Faktoren zusammen waren der ausschlaggebende Faktor für Luz Entscheidung zugunsten von Scope.
„Wir wussten von Anfang an, dass die Herausforderung groß war. Luz hatte eine sehr klare Vorstellung von dem, was sie wollte. Und das war unverhandelbar. Doch unsere über Jahre erworbenen Kenntnisse und reichhaltige Erfahrung trugen letztlich dazu bei, dass wir alle Anforderungen erfüllen konnten.“
Wenig später, in 2015, ging Simply Orange Mexiko mit Scope live. 13 Anwender nutzten schon vor der Integration landesspezifischer Merkmale die Vorzüge von Scope und seinen Luftfracht, Seefracht- und Zollmodulen. Letztere vor allem für die Abwicklung des Geschäfts mit Nike Mexiko und den internationalen Versand von Autoreifen, ein Schwerpunkt der Aktivitäten von Simply Orange. Parallel nutzte Simply Orange auch schon das Tracking Template in Scope Connect, das es allen Prozessteilnehmern erlaubt, Sendungen live zu verfolgen und Meilensteine zu erfüllen. Ergänzt um weitere Funktionen wie der automatische Import von Pre-Alerts in Scope einschließlich aller dazugehörigen Dokumente.
Die Ergebnisse sprachen für sich. Von jetzt auf gleich war Simply Orange in der Lage, B/L und Rechnungen direkt aus Scope heraus zu erstellen. Versandbestätigungen an Carrier, bis dato manuell getätigt, werden automatisiert erstellt, was nicht nur zu geringerem Arbeitsaufwand, sondern auch zu weniger Fehlern und erhöhter Zuverlässigkeit führt. Frachtraten, eines der ausschlaggebenden Kriterien für das Speditionsgeschäft in Mexiko, werden per elektronischen Knopfdruck bestätigt.
Vorschrift und Integration
Eines der Sahnehäubchen auf Scope ist seine uneingeschränkte Fähigkeit, Dienstleistungen von oder zu Drittanbietern zu integrieren. Mit einem Schwerpunkt auf Seefracht nutzt Simply Orange die Anbindungen an INTTRA und Ocean Insights zum Austausch und zur Kontrolle aller sendungsrelevanten Daten. Auf der kaufmännischen Ebene kommuniziert Scope seit Juni 2017 nahtlos mit der in Mexiko populären Buchhaltungssoftware CONTPAQi.
Speziell für den mexikanischen Markt und seine strikten staatliche Regelungen für das geschäftliche Rechnungswesen hat Riege Software Integrationen für die gesetzlich vorgeschriebenen Prozeduren der Rechnungsstellung entwickelt. Sämtliche Ausgangsrechnungen müssen vorab als CFDI (Certificado Fiscal Digital por Internet – Digitales fiskalisches Zertifikat via Internet) elektronisch an den SAT (Servicio de Administración Tributaria – die mexikanischen Finanzbehörden) übermittelt werden. Das CFDI gilt als offizielle Bestätigung einer Rechnung und enthält alle nötigen Informationen für eine gültige geschäftliche Transaktion. Unmittelbar nach Eingang beim SAT wird es, mit einem elektronischen Stempel versehen, zurückgesandt. So können alle Beteiligten im Geschäftsverkehr sicher sein, dass die Rechnung beim SAT anerkannt und offiziell registriert ist.
Mehr Funktionen, mehr Kontrolle
Die Erstellung neuer Funktionen in Scope ist kein Selbstzweck, sondern Mittel zum Zweck. Seit dem 1. Juni 2017 nutzt Simply Orange die Auftragskostenrechnungs-Funktion in Scope und erhält so mehr Kontrolle über die Rentabilität der einzelnen geschäftlichen Vorgänge sowie schnelleren Aufschluss über mögliche Optimierungen zur Verbesserung der Ertragsstruktur.
„Ich sehe immer noch Bedarf für weitere Funktionen, ermuntere aber trotzdem andere Unternehmen, ebenfalls mit Scope zu arbeiten. Nicht, um Riege Software einen Gefallen zu tun, sondern um die Zusammenarbeit zwischen uns und unseren Partnern auf das höchstmögliche Niveau zu heben.“
Es stimmt, es gibt noch viel zu tun. Aber genau das ist das Konzept von Scope. Scope ist nicht mehr und nicht weniger als die Summe seiner Verbesserungen. Neue Funktionalitäten, die Erweiterung bestehender und der Austausch veralteter Funktionen gegen einfachere Alternativen machen Scope immer wieder neu schneller, effektiver und damit zukunftssicherer.