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Die Papierakte macht den Abflug

Internationale Transporte aus einem System digital steuern.

Entgegen aller Initiativen für papierlosen Frachtverkehr legen Spediteure zu ihren Aufträgen immer noch eine physische Akte an. In dieser Akte werden alle notwendigen Informationen und Dokumente zu Erfassung, Verwaltung und Organisation von Sendungen zusammengefasst und abgeheftet. So sammelt sich schon stapelweise Papier an, bevor eine Sendung – ebenfalls mit einer eigenen Mappe voller Papier ausgestattet – auf Reisen geht. Zu allem Überfluss befindet sich die Akte auch immer nur an einem Ort. Wer sie spontan einsehen möchte, hat das Nachsehen. Und dazu die Sorge, dass etwas schief läuft, ohne dass es jemand – rechtzeitig – bemerkt und korrigiert.

Papierlos heißt Sorgen los

Wer mit Scope arbeitet, kann solche Sorgen ad acta legen. Scope bildet die gesamte Sendung in der Software ab und verwaltet sie in einer elektronischen Akte: die Erfassung und Organisation der Aufträge sowie die dazugehörigen Daten. Diese Daten sind zentral hinterlegt und von allen Beteiligten innerhalb eines Unternehmens jederzeit und an jedem Ort einsehbar, Handlungsbedarf ist erkennbar, Korrekturen sind möglich. Schon rein technisch betrachtet können die Papierakte, ihre Archivierung, ihr Versand und der damit verbundene besorgniserregende Mehraufwand entfallen.

Aus Scope heraus von A nach B

Scope erfüllt alle Voraussetzungen, um sämtliche Prozesse eines internationalen Transportes abzubilden und entsprechende Handlungen entlang der Lieferkette zu ermöglichen:

  • Erfassung: Wer will was wie von wo nach wo versenden
  • Vorlauf: Auftrag für die Abholung beim Versender
  • Hauptlauf: Erstellung der Dokumente für Airline oder Reederei
  • Nachlauf: Auftrag für die Zustellung beim Empfänger

Uneingeschränkte Handlungsfähigkeit

Die elektronisch erzeugten Dokumente können in einem normierten Datenformat in die Systeme anderer Prozessteilnehmer übermittelt und dort automatisch verarbeitet werden. Doppelte und damit zeitaufwendige und fehlerhafte Mehrfacheingaben von Daten entfallen. Die Dokumente können aber auch papierlos per E-Mail oder – wenn es unbedingt sein muss oder gesetzlich vorgeschrieben ist – physisch ausgedruckt, versandt und manuell verarbeitet werden.

Im Laufe des Abwicklungsprozesses können zur weiteren Vervollständigung der Akte in Scope eingehende Dokumente einer Sendung in beliebigen Formaten (z. B. Word, Excel, PDF oder digitales Foto) hinzugefügt und allen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden. Wer handeln muss, kann handeln und sein Handeln anschließend dokumentieren.

Was zählt, ist das Ergebnis

Niemand ist im Geschäft, um Geld zu verlieren. In Scope können innerhalb einer Sendung für jeden Arbeitsschritt ausgehende Belege erstellt sowie eingehende Belege zugeordnet werden. Außerdem lassen sich Rückstellungen bilden, die mit Verbuchung der Eingangsrechnung aufgelöst werden. Von Vorteil hierbei ist die finanzielle Transparenz. Kosten und Erträge können unmittelbar gesehen und bewertet werden. Profitabilität wird leichter berechenbar, unwirtschaftliche Aufträge sind schneller identifizierbar, Maßnahmen zur Gegensteuerung schneller umsetzbar.

Überzeugte Kunden in 41 Ländern

Spediteure, die bereits mit Scope arbeiten und von den elektronischen Akten und Dokumenten überzeugt sind, haben bereits einen großen Schritt in Richtung papierlose Auftragsabwicklung gemacht. Aktuell profitieren sie davon in 41 Ländern. Je mehr Länder noch folgen, desto besser für alle.

In der Summe spricht nichts mehr für die physische Akte. Sie hat keine Existenzberechtigung mehr, sie ist umweltschädlich und ihre Abschaffung zahlt sich aus. Vor allem betriebswirtschaftlich.

Sehen und verstehen.

Finden Sie selbst heraus, warum führende Spediteure Scope anderen Lösungen vorziehen.

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