CFDI 4.0 – Scope schon vor Inkrafttreten auf dem aktuellen Stand

Ab Januar 2023 wird die Rechnungsstellung über die neue CFDI 4.0 (Digital Tax Invoice by Internet) für alle Steuerzahler in Mexiko verbindlich sein. Bis dahin gilt weiterhin die Version CFDI 3.3. Da die Umstellung ursprünglich für Juli 2022 vorgesehen war, ist Scope per Datum von heute auf dem aktuellen Stand und praktisch schon jetzt in der Lage, die Anforderungen von CFDI 4.0 zu erfüllen.

Die vorgesehenen Änderungen in der CFDI 4.0 wurden im Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2022 (Anhang Nr. 20 der Resolución Miscelánea Fiscal 2022) und im Código Fiscal de la Federación (Steuergesetz der Föderation) festgeschrieben und gelten für jede elektronische Ein- und Ausgangsrechnung und dazugehörige Anhänge wie z. B. die Complemento Carta Porte, Gehaltsabrechnungen, Zahlungsaufschub oder Steuerabzugsbelege zu CFDIs.

Trotz aller Komplexität stehen diese Änderungen mit Scope 22.6 ab sofort zur Verfügung. Damit ist auch für unsere mexikanischen Kunden ein weiterer Schritt in Richtung Digitalität getan. Der Warenverkehr und die dazugehörigen Abrechnungsprozesse sind ohne jede Unterbrechung oder Verzögerung sichergestellt.

Was sind die wichtigsten Änderungen?

• Es ist nun obligatorisch, Namen und Postleitzahl der Steueradresse sowohl des Rechnungsstellers als auch des -empfängers anzugeben.
• Ein neues Feld „ObjectImp” (Tax Object), gibt Auskunft, ob das Produkt oder die Dienstleistung steuerpflichtig ist.
• Eine Vorabprüfung aller beim Servicio de Administración Tributaria (SAT) registrierten Steuerdaten stellt sicher, dass eine Rechnung ausgestellt und gleichzeitig zu einem gültigen Dokument werden kann. Diese Vorgabe gilt sowohl für reguläre Steuerzahler als auch für registrierte Unternehmen.
• Alle Steuerzahler müssen sicherstellen, dass ihre beim SAT registrierten Informationen korrekt und aktuell sind.

Die Umsetzung in Scope

Die Schnittstelle wurde angepasst, die vom SAT geforderten Felder wurden hinzugefügt. Anwender:innen sind nun in der Lage, die Informationen zu Ihren Kunden, Lieferanten und Repräsentanen im Voraus auszufüllen, einschließlich Steueradresse, Steuername und Postleitzahl. Alle Angaben werden in einem separaten Feld hinterlegt, um einen gegenseitigen Datenabgleich bzw. eine Plausibilitätsprüfung durchführen zu können.

Die Anwendung der CFDI kann in Scope im Abschnitt „Partner” vordefiniert werden. Diese und weitere Automatisierungen der Prozesse in Scope helfen, menschliche Fehler so weit wie möglich zu reduzieren.

Änderungen beim Rechnungssteller

Der Eintrag des Steuernamens ist nun obligatorisch, für den Rechnungssteller, aber auch für den Empfänger. Außerdem ist eine Rechnung nur dann gültig, wenn die Rechnungsdaten mit dem Certificado de Sello Digital (Zertifikat mit digitalem Siegel) übereinstimmen.

Änderungen beim Rechnungsempfänger

Scope prüft, ob der Name des Empfängers in der vom SAT definierten Liste der stornierten Steuer-IDs eingetragen ist oder nicht. Gleiches gilt für die Postleitzahl, die sich jetzt in einem von der Steueradresse getrennten Feld befindet. So kann überprüft werden, ob die Postleizahl mit dem dazugehörigen Namen in der Steuer-ID des Empfängers übereinstimmt. Die Steuerklasse des Steuerpflichtigen wird ebenfalls automatisch überprüft, da Scope Zugriff auf die offizielle Liste Régimen de Personas Morales hat.

Zahlungen 2.0

Aufgeschobene Zahlungen, die zusammen mit der CFDI verarbeitet werden müssen, unterliegen ebenfalls bestimmten Validierungsregeln. In Scope ist dieser Verfahrensbereich von der Version 1.0 auf die vom SAT geforderte Version 2.0 aktualisiert worden. Durch die entsprechenden Änderungen können Ergänzungen zu Zahlungen wie Steuerobjekt, einbehaltene Steuern und der zu zahlende Gesamtbetrag hinzugefügt werden.

Stornierung von Rechnungen

Auch für das Stornierungsverfahren gibt es in der CFDI 4.0 Änderungen.

• Soll eine Rechnung storniert werden, muss einer der offiziellen, von der SAT festgelegten Gründe ausgewählt werden.
• Die Antwortcodes wurden ebenfalls angepasst.
• Soll eine Rechnung eine andere ersetzen, muss zuerst diese neue Rechnung ausgestellt werden, bevor die alte Rechnung storniert wird. Das ist erforderlich, damit in der neuen Rechnung ein Link oder ein Verweis auf die alte Rechnung enthalten und registriert werden kann.

All diese Änderungen sind in Scope umgesetzt. Der Stornierungsprozess wird systemintern gründlich geprüft und bewertet, ob er möglich ist. Ist dies der Fall, leitet Scope den Prozess ein.

Sicherheitsvorkehrungen 4.0

Wenn der Rechnungssteller – ohne es zu ahnen – Rechnungen für ein EFOS-Unternehmen (ein Unternehmen, das Scheinrechnungen ausstellt) ausgestellt werden, wird er vom SAT automatisch als EDOS-Unternehmen (ein Unternehmen, das Scheinrechnungen geltend macht) kategorisiert. Scope verhindert das. Mit der Funktion zur Sperrung von Sendungen friert Scope den Vorgang ein, wenn der Kunde oder Lieferant auf der schwarzen Liste 69-B des SAT steht. Dadurch haben Anwender:innen die Möglichkeit, den Sachverhalt zu klären und entsprechende Maßnahmen – wie Kündigung der Zusammenarbeit – zu ergreifen. Dieser Prozess ist automatisiert, da Scope den Abgleich mit der offiziellen 69-B-Liste vornimmt.

Mehr Digitalität – weniger Aufwand

In der Praxis werden die Änderungen der CFDI 4.0 einen enormen Einfluss auf die Arbeitsweise der Unternehmen haben, da die Komplexität durch die Einführung neuer Steuerreformen zunehmen wird. Hier kommt Scope ins Spiel. Scope passt sich nicht nur den lokalen Gesetzen und Änderungen der gesetzlichen Vorschriften an, sondern geht darüber hinaus. Durch weitestgehende Automatisierung der Abläufe und Prozesse reduziert sich auch bei zunehmender Regulierung der Mehraufwand für Anwender:innen auf ein Minimum. Wir nennen das Digitalität 4.0.