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Erfolgsgeschichte

Simply Orange setzt im wachsenden mexikanischen Markt voll und ganz auf Scope

Simply Orange setzt im wachsenden mexikanischen Markt voll und ganz auf Scope

Simply Orange mit Hauptsitz in Querétaro, Mexiko ist ein extrem kundenorientiertes und pragmatisches Speditionsunternehmen. Kunden erleben niemals Überraschungen durch versteckte Kosten, im Gegenteil, während der Service die Erwartungen übertrifft, liegt die finale Rechnung oftmals darunter. Über 100 engagierte Angestellte in weltweit über 10 Ländern leisten tagtäglich hervorragende Arbeit und liefern Lösungen für alle Herausforderungen entlang der Lieferkette.

Ein Holländer vertraut auf das Wirtschaftswachstum in Mexiko

Als Sjef Minke, Geschäftsführer bei Simply Orange, seine Aktivitäten in Mexiko startete, vertraute er voll und ganz auf die aktuelle und zukünftige wirtschaftliche Entwicklung des Landes. Ein Vertrauen, das sich schon bald auszahlte. Sein Unternehmen konnte ein beeindruckendes Wachstum verzeichnen. Zeitgleich mit dieser Entwicklung wuchs auch der Bedarf an einer effizienten Sendungsverfolgung und Datenkontrolle, verbunden mit dem Wunsch nach einer Optimierung der Arbeitsabläufe. Die Notwendig für die Anschaffung einer neuen Software hatte aber nicht nur sachliche Aspekte, sondern auch einen entscheidenden strategischen Ansatz:

„Spedition ist ein austauschbares Geschäft. Entweder man ist voll digitalisiert oder verloren.“

– Sjef Minke, Geschäftsführer bei Simply Orange

Zusammenarbeit auf allen Ebenen

Dieser Gedanke führte ihn in Richtung Scope von Riege Software. Über seine Holland-Connection kam er 2014 in Kontakt mit Henk Boorsma, geschäftsführender Gesellschafter von Riege Software Niederlande, der unmittelbar seinen amerikanischen Kollegen Mark Ketcham, Vizepräsident Riege Software USA, involvierte.

Mark stellte eine Liste notwendiger Funktionen zusammen, die Sjef ergänzte und mit Verbesserungsvorschlägen versah. Denn anders als z. B. in Europa stehen in Mexiko nicht Kontakte und Transparenz im Vordergrund, sondern Frachtraten.

Vor Ort in Mexiko, vor Ort mit Scope

Mit diesem wertvollen Feedback und seiner über 30-jährigen Erfahrung begann Riege Software mit der Entwicklung landesspezifischer Funktionalitäten und Integrationen. Die neu gegründete Riege Software Mexiko lieferte den notwendigen Support vor Ort. Beide Faktoren zusammen waren der ausschlaggebende Faktor für Sjefs Entscheidung zugunsten von Scope.

„Wir wussten von Anfang an, dass die Herausforderung groß war. Sjef hatte eine sehr klare Vorstellung von dem, was er wollte. Und das war unverhandelbar. Doch unsere über Jahre erworbenen Kenntnisse und reichhaltige Erfahrung trugen letztlich dazu bei, dass wir alle Anforderungen erfüllen konnten.“

– Mark Ketcham, Vice President bei Riege Software USA

Wenig später, in 2015, ging Simply Orange Mexiko mit Scope live. 13 Anwender nutzten schon vor der Integration landesspezifischer Merkmale die Vorzüge von Scope und seinen Luftfracht, Seefracht- und Zollmodulen. Letztere vor allem für die Abwicklung des Geschäfts mit Nike Mexiko und den internationalen Versand von Autoreifen, ein Schwerpunkt der Aktivitäten von Simply Orange. Parallel nutzte Simply Orange auch schon das Tracking Template in Scope Connect, das es allen Prozessteilnehmern erlaubt, Sendungen live zu verfolgen und Meilensteine zu erfüllen. Ergänzt um weitere Funktionen wie der automatische Import von Pre-Alerts in Scope einschließlich aller dazugehörigen Dokumente.

Die Ergebnisse sprachen für sich. Von jetzt auf gleich war Simply Orange in der Lage, B/L und Rechnungen direkt aus Scope heraus zu erstellen. Versandbestätigungen an Carrier, bis dato manuell getätigt, werden automatisiert erstellt, was nicht nur zu geringerem Arbeitsaufwand, sondern auch zu weniger Fehlern und erhöhter Zuverlässigkeit führt. Frachtraten, eines der ausschlaggebenden Kriterien für das Speditionsgeschäft in Mexiko, werden per elektronischen Knopfdruck bestätigt.

Vorschrift und Integration

Eines der Sahnehäubchen auf Scope ist seine uneingeschränkte Fähigkeit, Dienstleistungen von oder zu Drittanbietern zu integrieren. Mit einem Schwerpunkt auf Seefracht nutzt Simply Orange die Anbindungen an INTTRA und Ocean Insights zum Austausch und zur Kontrolle aller sendungsrelevanten Daten. Auf der kaufmännischen Ebene kommuniziert Scope seit Juni 2017 nahtlos mit der in Mexiko populären Buchhaltungssoftware CONTPAQi.

Speziell für den mexikanischen Markt und seine strikten staatliche Regelungen für das geschäftliche Rechnungswesen hat Riege Software Integrationen für die gesetzlich vorgeschriebenen Prozeduren der Rechnungsstellung entwickelt. Sämtliche Ausgangsrechnungen müssen vorab als CFDI (Certificado Fiscal Digital por Internet – Digitales fiskalisches Zertifikat via Internet) elektronisch an den SAT (Servicio de Administración Tributaria – die mexikanischen Finanzbehörden) übermittelt werden. Das CFDI gilt als offizielle Bestätigung einer Rechnung und enthält alle nötigen Informationen für eine gültige geschäftliche Transaktion. Unmittelbar nach Eingang beim SAT wird es, mit einem elektronischen Stempel versehen, zurückgesandt. So können alle Beteiligten im Geschäftsverkehr sicher sein, dass die Rechnung beim SAT anerkannt und offiziell registriert ist.

Mehr Funktionen, mehr Kontrolle

Die Erstellung neuer Funktionen in Scope ist kein Selbstzweck, sondern Mittel zum Zweck. Seit dem 1. Juni 2017 nutzt Simply Orange die Auftragskostenrechnungs-Funktion in Scope und erhält so mehr Kontrolle über die Rentabilität der einzelnen geschäftlichen Vorgänge sowie schnelleren Aufschluss über mögliche Optimierungen zur Verbesserung der Ertragsstruktur.

„Ich sehe immer noch Bedarf für weitere Funktionen, ermuntere aber trotzdem andere Unternehmen, ebenfalls mit Scope zu arbeiten. Nicht, um Riege Software einen Gefallen zu tun, sondern um die Zusammenarbeit zwischen uns und unseren Partnern auf das höchstmögliche Niveau zu heben.“

– Sjef Minke, Geschäftsführer bei Simply Orange

Es stimmt, es gibt noch viel zu tun. Aber genau das ist das Konzept von Scope. Scope ist nicht mehr und nicht weniger als die Summe seiner Verbesserungen. Neue Funktionalitäten, die Erweiterung bestehender und der Austausch veralteter Funktionen gegen einfachere Alternativen machen Scope immer wieder neu schneller, effektiver und damit zukunftssicherer.

Sehen und verstehen.

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